יש לא מעט קונספטים וסוגים של אירועים עסקיים, החל מאירועים קטנים המיועדים לקהל יעד מאוד ספציפי, ועד לאירועים גדולים כמו כנסים או אירועי חברה, שמיועדים לקהל יעד גדול יותר. מה צריך כדי לארגן אירוע עסקי מוצלח? הכנו לכם מדריך מיוחד בנושא.
מתחילים מההתחלה
ראשית, עליכם להבין מהי מטרת האירוע, ומה אתם מעוניינים להשיג. לאחר מכן, חשבו מהו הקונספט של האירוע העסקי העתידי, ומי קהל היעד שאליו אתם פונים. נסו לבנות את הפורמט של האירוע, תוך תכנון של התכנים שאתם מתכננים להעביר במהלכו (גם אם באופן כללי). ככל שתהיו יותר ממוקדים – כך תוכלו למצוא ספקים ומרצים שמתאימים לאירוע באופן המיטבי.
לאחר שהגדרתם את האירוע ואפיינתם אותו בהתאם לצרכים של קהל היעד, תוכלו להכין רשימה מסודרת של כל הספקים וסוגי המרצים שאתם מחפשים. זה יסייע לכם להישאר ממוקדים ולמצוא את האנשים הנכונים עבור האירוע העסקי שלכם. מה חשוב לכלול ברשימה? גם עניינים לוגיסטיים, כמו אישורים, הסדרי חניה וכו'.
ומה לגבי התקציב?
ובכן, חשוב להגדיר תקציב, ולהחליט האם מדובר באירוע שכרוך בתשלום מצד המשתתפים (מכירת כרטיסים) או שתצטרכו להשיג חסויות שונות למימון האירוע. כדאי ואפילו רצוי לתכנן תוכנית כלכלית לאירוע, על מנת להבין אם הוא רווחי בעבורכם, ואם לא – מה צריך לבצע על מנת שיהיה רווחי. אל תשכחו לכלול בתקציב גם את עלויות השיווק – זה חלק בלתי נפרד מתכנון אירוע עסקי מוצלח.
יוצאים לדרך!
באיזו תקופה תרצו לארגן את האירוע? מה עם הקורונה? האם זה אירוע חורף או אירוע קיץ? האם במקום פתוח או סגור? והאם האירוע עשוי להימשך מספר שעות בודדות או לכל אורך היום? ובכן, חשוב שיהיו לכם תשובות ברורות לשאלות הללו, כי הן אלה שיובילו אתכם למצוא מקום לאירוע ותאריכים אופציונליים.
כשאתם בוחרים תאריך, הקפידו שהאירוע לא יתקיים במקביל לאירועים נוספים חשובים (בייחוד אירועים שמעניינים את קהל היעד שלכם), והקפידו ששעות האירוע יהיו כמה שיותר נוחות ואידיאליות.
ספקים וצוות ההפקה
זוכרים את רשימת הספקים, רשימת המרצים ורשימת הציוד שהכנתם? זה הזמן להוציא את זה לפועל. חפשו אחר ספקים שיתאימו לאירוע שלכם, החל מחברה להשכרת ציוד, דרך צלמים מקצועיים שיתעדו את האירוע ועד לקייטרינג איכותי שיגיש כיבוד קל (או ארוחת צוהריים). פה נעצור לציין שחשוב מאוד לבצע תיאום ציפיות בין כולם, להגדיר מטרות ברורות ולוודא שכולם יודעים מה מצופה מהם. מלבד זאת, חשוב שתרכיבו צוות הפקה שיסייע לכם בכל התהליך, כך שתוכלו להאציל סמכויות ולחלק משימות בין הצוות.
איך משווקים את האירוע?
תוכנית שיווקית תסייע לכם לבנות קמפיין מוצלח לאירוע העסקי שלכם, תוך בחירת הפלטפורמות האידיאליות ביותר לשיווק, כמו גם תהליכי השיווק הנכונים ביותר עבור סוג האירוע שלכם. כדאי להתייעץ עם בעל מקצוע בתחום, על מנת ששיווק האירוע יהיה כמה שיותר מוצלח.
אם אתם מתכננים לבצע את השיווק בעצמכם – רצוי להבין באילו פלטפורמות קהל היעד שלכם נמצא, ומהי הדרך הטובה ביותר לפנות אליו. קחו בחשבון ששיווק אירוע עסקי לא מסתכם רק בפרסום שלו, וחשוב לבנות קמפיין ממוקד מטרה.
יש לא מעט דברים שחשוב לקחת בחשבון כשמארגנים אירוע עסקי, לכן רצוי להישאר ממוקדים ולעבוד באופן מסודר – כי אין ספק שתכנון מושכל, יסייע להצלחת האירוע.
